Klinikum Salzgitter GmbH is een centrumziekenhuis met een regio-overschrijdende aantrekkingskracht. De dienst spoedgevallen behandelt per jaar zowat 22.000 patiënten met een oververtegenwoordiging van zwaargewonden en ernstig zieken. De afdeling staat daarom dikwijls ernstig onder druk tijdens piekmomenten. Tegelijkertijd wordt er wel veel belang gehecht aan een hoogwaardige medische zorg en aan korte wacht- en verblijfstijden voor de patiënten.
Voor de optimalisatie van de patiëntenzorg werd een software-applicatie gezocht die aangepast kan worden aan de werkwijze van de zorgverleners, en niet omgekeerd de medewerkers dwingt zich aan te passen aan de software. Tevens werd d.m.v. informatisering zowel de kwaliteitsverbetering van de documentatie, als de werkdruk voor het personeel, de garantie op goede communicatie tussen artsen en verpleegkundigen en de verbetering van de workflow nagestreefd.
Met E.care ED hebben we deze software gevonden. De implementatie van E.care ED heeft de verwachtingen niet enkel ingevuld, maar zelfs overtroffen.
Al voor de invoering van E.care ED was de dienst spoedgevallen van Salzgitter papierloos. E.care droeg een steentje bij in de kwaliteitsverbetering van de documentatie terwijl de belasting van de medewerkers verminderde. Met een gelijk aantal medewerkers verliep het zorgproces op de afdeling merkbaar sneller en veiliger. Een voorbeeld hiervan zijn de opdrachten die duidelijk en eenduidig met een muisklik kunnen gegeven worden. De verpleegkundigen zien op elke pc op de afdeling welke taken dienen worden uitgevoerd en daardoor doen ze dit merkbaar sneller. Dat de gemiddelde verblijfstijd van de patiënt van 89 tot 75 minuten werd gereduceerd en dat ook de wachttijd tot het eerste contact met verpleegkundige en arts verder verminderde is geen toeval: deze verbeteringen kwamen tot stand door de ondersteuning van E.care ED.
De implementatie van E.care ED was niet eenvoudig en duurde iets langer dan oorspronkelijk gedacht. Hiervoor zijn twee verklaringen: de moeilijke integratie met het huidige HIS en de initiële weerstand van een aantal artsen. Wij bevelen dan ook een voldoende lange voorbereidingstijd aan alvorens de software werkelijk in gebruik te nemen. Ons lijkt het zinvol om het systeem goed te laten testen door enkele key-users, tot alle koppelingen met het HIS gegarandeerd goed werken. Daarvoor is een goede samenwerking tussen de IT-afdeling en E.care-support onontbeerlijk.
De verpleegkundigen en de artsen die op de dienst spoedgevallen werken, droegen E.care al heel snel een warm hart toe. Sommige artsen die maar af en toe op de afdeling komen, weigerden aanvankelijk te werken met deze software die speciaal voor de spoedgevallen geïmplementeerd werd. De uitgebreide implementatie van zeer veel functionaliteit zorgde ervoor dat intuïtie alleen onvoldoende was om de applicatie volledig te kunnen gebruiken. Geduldige overtuigingskracht en een helpende hand van collega's brachten hiervoor de oplossing. Ondertussen is E.care breed uitgerold en gewaardeerd.
De kosten en de moeite worden zeker beloond. E.care is een bíjzonder knap documentatie- en communicatiesysteem dat het werk op de dienst spoedgevallen veel eenvoudiger maakt. Niemand van ons zou E.care ED nog willen missen. Ook ons bedmanagement is E.care dankbaar. Ze zijn met elkaar verbonden zodat het zoeken, toewijzen en communiceren over de bestemming van de patiënt eenvoudiger en sneller kan verlopen.
We willen de implementatie van E.care nog uitbreiden met volgende zaken: proces-sturing en tarificatie. In samenwerking met de dienst facturatie hebben we bv. alle taken in de achtergrond zo geconfigureerd, dat bij uitvoering ervan automatisch ook een document wordt voorbereid waarmee de administratie een volledige facturatie kan uitvoeren.
We zijn ook fier dat we met behulp van een reeks connecties en templates, en vooral door de implementatie van een aantal "dicision instruments", met E.care de stap hebben gezet van documentatiesysteem naar proces-sturende applicatie. We zien nog tal van mogelijkheden voor de toekomst en werken naarstig verder.
Dr. Thomas Fleischmann, FCEM FESEM MHBA, Chefarzt der Interdisziplinären Notaufnahme
Dr. Karsten Kratz, Leitender Oberarzt der Interdisziplinären Notaufnahme